KSeF w iTaxi – co musisz wiedzieć jako Kierowca i Partner Biznesowy

1. KSeF a kasa fiskalna

Krajowy System e-Faktur (KSeF) nie zastępuje kasy fiskalnej i nie dotyczy standardowych przejazdów dla Klientów indywidualnych.

Klient indywidualny (B2C)
Jeśli Pasażer zamawia przejazd iTaxi i płaci:

• gotówką,
• kartą w pojeździe,
• lub przez aplikację,

nadal obowiązuje:

• paragon fiskalny lub e-paragon,
• brak obowiązku wysyłki do KSeF.

Wniosek: dla większości codziennych kursów nic się nie zmienia.

2. Kiedy KSeF staje się obowiązkowy?

KSeF dotyczy sytuacji, w których wystawiana jest faktura VAT (B2B).

W iTaxi obejmuje to m.in.:

• rozliczenia bezgotówkowe z firmami,
• faktury zbiorcze za przejazdy służbowe,
• obsługę Klientów biznesowych i flot,
• rozliczenia z partnerami i pośrednikami.

Od momentu wejścia obowiązku:

• faktura nie będzie już PDF-em ani papierem,
• musi mieć format XML,
• musi zostać przesłana do systemu KSeF.

3. Kluczowe terminy

• 1 lutego 2026 r. – duże przedsiębiorstwa
• 1 kwietnia 2026 r. – wszyscy pozostali czynni podatnicy VAT

Dla większości Kierowców i Partnerów iTaxi obowiązuje 1 kwietnia 2026 r.

4. KSeF działa w dwie strony

Nawet jeśli obsługujesz głównie Klientów indywidualnych, jako przedsiębiorca:

• kupujesz paliwo,
• opłacasz leasing lub wynajem auta,
• korzystasz z usług serwisowych i telekomunikacyjnych.

Twoi dostawcy będą wystawiać faktury wyłącznie w KSeF.

To oznacza:

• brak faktur na mailu lub papierze,
• konieczność pobierania ich z systemu,
• bez tego nie odliczysz VAT ani nie rozliczysz kosztów.

5. Paragony z NIP

Do końca 2026 roku:

• paragony z NIP do 450 zł nadal są traktowane jako faktury uproszczone,
• nie muszą trafiać do KSeF,
• możesz je wystawiać jak dotychczas.

Jak iTaxi wspiera Cię w zmianach?

System iTaxi został zaprojektowany tak, aby maksymalnie uprościć rozliczenia i przygotować Cię na KSeF.

Co zyskujesz?

1. Automatyczne porządkowanie danych
Wszystkie przejazdy bezgotówkowe są rejestrowane i gotowe do rozliczeń.

2. Eliminacja błędów
Dane do faktur zbiorczych powstają automatycznie – bez ręcznego liczenia.

3. Gotowość do integracji z księgowością
Raporty z systemu można łatwo przekazać do programów zgodnych z KSeF.

Dzięki temu wystawianie e-faktur staje się formalnością, a nie problemem.

Jak przygotować się do KSeF?

1. Wybierz sposób logowania

Dla firm i flot:

• kwalifikowana pieczęć elektroniczna,
• możliwość pracy wielu użytkowników,
• automatyzacja procesów.

Dla Kierowców JDG:

• kwalifikowany podpis elektroniczny (PESEL).

2. Uzyskaj dostęp techniczny (token/certyfikat)

To pozwala:

• wystawiać faktury nawet przy problemach systemowych,
• pracować offline,
• zachować ciągłość rozliczeń.

3. Sprawdź swoje oprogramowanie

Upewnij się, że:

• obsługuje KSeF,
• umożliwia wysyłkę faktur,
• integruje się z Twoją księgowością,
• wspiera podpis lub pieczęć.

Sankcje – co grozi za brak KSeF?

Od 1 stycznia 2027 r. możliwe są kary:

• do 100% VAT z faktury,
• do 18,7% wartości brutto, gdy brak VAT.

Każdy przypadek oceniany jest indywidualnie.

Podsumowanie

KSeF w iTaxi dotyczy głównie:

• rozliczeń z firmami,
• faktur B2B,
• współpracy biznesowej.

Dla klientów indywidualnych nic się nie zmienia.

Zapraszamy do zapoznania się z filmami edukacyjnymi przygotowanymi przez Ministerstwo Finasów